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2021年08月31日

リモートワークを成功させる5つの秘訣

Image of a succesful casual business woman using laptop during meeting

 

突然、自宅で仕事をしなければならなくなり、初めて自宅に効果的なワークスペースを設置しようと奔走しているのはあなただけではありません。最近、コロナウイルス(COVID-19)が蔓延し、世界中の何百万人もの従業員が、本人も会社も予想していなかった、自宅でのフルタイムのリモートワークという状況に追い込まれています。

在宅勤務は最適解なのか?

家はリラックスできる環境であると同時に、奥さんや子供、ベッド、テレビ、プレイステーション、洗濯機、その他あらゆる誘惑が存在する場所でもあります。

では、メンバーやマネージャーは何をすればいいのでしょうか?

Powtoonのビデオテンプレート「5 Tips for Remote Working」をご紹介します。オフィスや同僚と離れていても、自宅にワークスペースを確保し、生産性を維持しながら社員の士気を高める方法を説明している動画コンテンツです。

在宅ワークを成功させる5つの秘訣

最近の米国国勢調査報告によると、最近の出来事が起こる前は、米国の労働者の5.2%がフルタイムのリモートワーカーで、これはおよそ800万人に相当します。また、Gallup社によると、アメリカ人の43%が時々自宅で仕事をしているそうです。しかし、すべてのリモートワーカーに共通しているのは、オフィスワーカーよりも生産性が高いということです。その秘訣は何でしょうか?

秘訣1:専用の作業スペースを作る

・部屋、デスク、バルコニーなど、仕事を連想させられる独立したスペースを作り、家の他の場所とは切り離します。

 

・スペースに「オフィス要素」を加える(ペン立て、カレンダー、小さなホワイトボード)

 

・窓の近くに座るか、観葉植物とランプを用意しましょう。(森やヤシの木が茂るビーチなど、自然の写真を飾るのもいいでしょう。) 明るく、緑が多く、自然に囲まれた環境では生産性が上がります

秘訣2:頻繁なコミュニケーション

どんなに遠隔のコミュニケーションがうまくいったとしても、1対1のコミュニケーションに勝るものはありません。

なぜなら、顔の表情や声のトーンなどの意思表示は、お互いを理解するための目印だからです。電子メール、テキスト、そしてビデオ会議でさえも、これらの意思表示の手がかりがないため、このギャップを補うために十分なコミュニケーションをとらなければなりません

 

頻繁なコミュニケーションをとるための最良の方法:

・1日の始まりは、ToDoリストに書き出すことから始める

・毎日の終わりに活動報告をおこなう

・少なくとも2つのコミュニケーションチャンネル(メール/slack/電話/テレビ会議)を作り、それをサポートする技術(Wifi/カメラ)を確保する

秘訣3:気が散るのを避けるのではなく、防ぐ

仕事に集中できないとお悩みの方、安心してください。従業員の70%以上が仕事中に気が散ることを認めています。以下の簡単な予防策を実践すれば、「集中力」を手に入れることができるでしょう。

 

・自分と同居人(家族やルームメイト)のために、邪魔をしていい時間帯と邪魔をしてはいけない時間帯を明確にしたルールを設定する。

 

・音楽を聴いていてもいなくても、ヘッドフォンをつける。ヘッドフォンを頭にかぶるという行為だけで、あなたが今忙しい事を示す明確なサインとなります。

 

・マルチタスクはやめましょう。ミスをしやすくなります。実際、2つ(または三つ以上)の仕事を一緒にしようとすると、ミス率は50%上昇し、仕事を完了するのに2倍の時間がかかります。

秘訣4:有意義な休憩時間を設ける 

計画的な休憩は、集中力と生産性を高めます。リラックスするための特定の時間を指定することで、不安を軽減するという利点もあります。 

 

・ランチは外に出て、隣の部屋でもいいので環境を変えてみましょう。デスクで食事をするのはとても好ましくないです。

 

・体を動かす:立ち上がってストレッチをしたり、5分間のヨガをしたり、新鮮な空気を吸ったり、瞑想をしたりする。

 

・スマホなどの電子機器を使って休憩するのは避けましょう。(全てのデジタル機器は休憩中は避けましょう)

秘訣5:服装

ノースウェスタン大学の研究者が提唱する「内包された認知」理論によると、私たちが身につけている衣服は、私たちの心理状態と直接相関しているといいます。

 

より整っている服装の際、パフォーマンスが向上します。つまり、生産性やパフォーマンスを高める服を意図的に選ぶことで、自身のパフォーマンスが大きく向上します。
※本記事は、「How to Set Up an Effective Home Workspace: 5 Useful Tips for Remote Working」を翻訳・加筆修正したものです。

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