昨今のコロナウイルス感染拡大の影響で、対面でのコミュニケーションが減り代わりにオンラインでのコミュニケーションがどっと増えました。それによってあなたも職場の部下や同僚も、以前より仕事に身が入らなくなったり、生産性が低下していませんか？
正直なところ、思い当たる方も多いのではないでしょうか。延々と続くチャットや、人との会話がない状態では、疲労感や注意力の散漫の原因に繋がり、パフォーマンスに影響を与えるのは当然起こりうる問題です。
しかしマネージャーとして、メンバーがリモート環境でも集中できるようにするにはどうすればいいでしょうか？延々と続くチャットやメール、電話のやり取りではなく、対面的な会話の感覚を高めるには、この状況下でどうすればよいでしょうか？
そして、どのようにして生産性を向上させ、組織の成長を促進すればよいのでしょうか？
それらを最適化するために、私たちは動画を活用した『ビジュアルコミュニケーション』という手法を取り入れています。
この記事ではあなたのビジネスコミュニケーションの最適化に、動画が役立つ5つの方法をご紹介します。
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1分の動画で伝えられる情報量はテキストにして180万語。Webサイトに直すと3,600ものページに匹敵します。『メラビアンの法則』をご存じでしょうか？コミュニケーションが人に与える影響は、言語情報7%、聴覚情報38%、視覚情報55%と言われています。映像というものは人に影響を与えやすく記憶に残りやすいのです。
そのため、テキストのみの情報（言語情報）と比べ、ビジュアライズ化されたコンテンツ（視覚情報）は、それだけ見る人を惹きつけ理解を深め、生産性の向上、コミュニケーションを促進する効果があります。
調査によると、テキストだけではなく短い動画や静止画像などのビジュアライズ化されたコンテンツを使用すると、短い時間でパフォーマンスを向上させることが分かりました。どういったことかというと、テキストのみの情報と、動画を取り入れた情報を渡し、タスクを依頼。この実験の結果、70％以上、動画の情報が与えられたタスクの完了スピードが速く、質が高まったという結果がでています。
また、動画とテキストでの情報では記憶への定着率が約2倍になるという調査結果がラーニングピラミッドという形で報告されてもいるので非常に効果的であることは科学的に証明されています。
以前のように従業員全員がオフィスに集まることが難しい世の中になりました。しかし、人の採用を止めることはできません。リモート環境における、新入社員へのトレーニングとオンボーディングはあらゆる企業を悩ませています。
対面での交流がなく、コミュニケーションも限られているため、従来のトレーニングやオンボーディングの方法は通用しなくなっているのです。これは新入社員と人事担当者やマネージャーにとって非常に大きな課題となっています。
しかし、動画を取り入れたコンテンツは、従来のトレーニングやオンボーディングに取って代わることができます。具体的なステップとしては、トレーニング動画をいくつか用意しましょう。
例えば、経営ビジョン、会社のルール、各チームの事業内容、製品の説明動画などです。そうすることで、受け取る側はコンテンツの理解を深めることができ、マネージャーは何度も同じ質問に対応しなければならない手間も無くすことができます。
人が対面で話すからこそ価値が生まれるのは本質的な対話やディスカッションであり、一方的な情報のインプットだけであれば人が毎月同じ時間を取り実施する必要は無いんです。
海外で勤務する人とのコミュニケーションは難しいものです。テキストでは説明しづらい、しかし電話や会議を行おうにも、時差の関係でタイミングが合わないことも少なくありません。
そういった場面では動画コンテンツを利用しましょう。テキストに比べて、動画では短時間で伝わる情報量が圧倒的に増えます。
そして受け取る側にとってもより理解しやすいものになります。相手がどこにいても、このようにして、社内でのコミュニケーション、企業文化の強化と構築、チームのエンゲージメントを維持することが可能になります。
私たちギャプライズでは世界中の様々な地域のスタートアップ企業と日々コミュニケーションをとりますがテキストだけのやり取りでは何往復も行う必要がありこれも時差の関係で必要以上に時間がかかります。また、ZOOMでのMTGでは時差の関係で早朝や深夜に重要な会議が突発的に入ることもあります。そんなときに万国共通で理解できるpptxで図解した資料を用意し、Powtoonに読み込ませることで分かりやすい動画としてアウトプットすることができるので、コミュニケーションコストを抑える事が出来ています。
延々と続くチャットやメールが社内のコミュニケーションを複雑にし、作業を遅らせ、結果期日が守られなかったり、面倒な手間が増えてしまった経験はありませんか？お願いしていることが実行されずプロジェクトメンバーにリマインドを毎週行ったりしていませんか？
これは誰しも経験することだと思います。しかし、テキストや定例のチームミーティングだけでは、効率的な情報の共有はなされません。煩雑なやり取りが増え、メンバーのストレスになり、マイナス効果を生んでしまう可能性があります。
また、社内で行われるコミュニケーションの中の、50％は定型のFAQが占めていると言われています。二度手間になりがちなコミュニケーションは、全て動画で代替可能です。
動画は効果的に導入すれば、コミュニケーションのギャップを埋める画期的なツールになります。コミュニケーションを効率よく促進するために動画を使用する際には、チームの目的と目標をできる限り具体的に説明したコンテンツを作りましょう。
それぞれの目標が、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限付きであること。これらの認識を揃えることが重要です。
伝える事の目的は相手の行動を変え自分自身が望む方向に動かせることです。ただ伝えるべき内容を伝えれば良いのであれば会議は必要なく全てメールでのやり取りでプロジェクトの遅延などは発生しないはずです。
ナレッジ共有は、リモート勤務、オフィス勤務に関わらず、すべての組織にとって不可欠です。企業文化の中核を成すだけでなく、従業員の成長と生産性の向上を促進します。しかし、どうでしょうか。リモートになり、社内のコミュニケーションが減ってしまったとと言う方が多い中、あなたの会社ではどのように工夫されていますか？
またリモートになる前から会社の中で課題として上がっていませんでしたか？ベンチャー企業の多くで若手メンバーから必要性を提言してきていると思いますがここは非常に難しく膨大な情報量のスプレッドシートやストレージサービスを用意して、とにかく一元化すればいいわけではありません。
また、この状況化ではリアルタイムなイベントはほとんどできなくなりました。ほとんどの企業が必要とあればオンラインイベント、オンラインセミナー、オンラインミーティングに切り替えているはずです。
そういったイベントやセミナーを録画しておいて、Powtoonで簡単な編集を施し、社内にシェアしてみてください。ナレッジの共有が促進され、チームメンバーはよりパーソナルなコミュニケーション手段を得ることができ、良い効果が得られるはずです。
本来の目的に立ち返ってみると情報を1か所に集めるだけでうまくいくものではなく、伝わりやすく分かりやすく汎用的である動画を活用することが重要になっています。
特にリモートで働く際に発生しがちなノイズ（通知が鳴りやまないチャット、メール、電話）。これらは、メンバーのワークフローを遅らせ、生産性を妨げます。
リモートワークだからこそ即レスが重要であるのは間違いないのですが、果たして全てのコミュニケーションが即レスである必要があるのでしょうか？例えば緊急度の高い営業案件のことを考えてる時に、緊急度は低いが重要度の高い人材育成の話を即レスすることを意識するあまり生産性の低下を招くことは本意ではないと思います。
日々のワークフローに動画を取り入れることで、騒がしく、時には必要のないコミュニケーションから抜け出すことができます。
その日、その週の終わりに、プロジェクトのタスクの詳細を録画した動画を共有したり、メンバーがオープンに議論できるように録画したライブ動画を送信したりするなど、こんな環境下だからこそできる、コミュニケーションの最適化を図ってみませんか？
メンバーは動画を確認し、必要に応じてそれぞれのチャンネルで議論を深めることができます。これにより、ノイズが減り、コミュニケーションが促進され、ナレッジ共有の場も拡大します。
この記事でお伝えした通り、『動画』は、強力なコミュニケーションツールです。
Microsoft Teamsは、この概念を考慮して、ソフトウェアに動画を統合するためにプラットフォームの機能を拡張しています。Microsoft Teamsと Powtoon の統合により、チームのトレーニング、コミュニケーション、チームの成功にいたるプロセスを構築することができます。
Microsoft Teams の Powtoon の統合でできることはまだあります。1つのシームレスなワークスペースで、ビデオの作成、編集、シェアを簡単に行うことができます。数百以上の豊富なテンプレート、自由度の高いカスタマイズ性で、動画作成の知識やスキルを問わず、誰でも簡単にPowtoonで動画コンテンツを作り始めることができます。
また、Powtoonは、Microsoft Teams以外にも、YouTube、Facebook、HubSpotなど十数種類のツールと連携可能です。
この数年で、リモートワークやハイブリッドワークと呼ばれる新しいワークスタイルが生まれました。しかし、決してこれらは複雑で煩雑なものであったり、ネガティブなものを引き起こすだけの働き方ではありません。合理的で、パーソナリティに合った働き方ができるのです。
ツールを活用して、あなたとあなたのチームの現代の働き方に合ったコミュニケーションとワークフローのコントロールを取り戻しましょう。それが、あなたのチームを充実感と成功へと導く方法となるはずです。
※本記事は、「Using Microsoft Teams? 5 Ways Video Can Enhance Your Team Communication」を翻訳・加筆修正したものです。